Der Betrieb mit dem Belegstapel
Rechnungen, Lieferscheine, Verträge. Jemand tippt Nummern, Beträge und Fristen ab, damit sie im System stehen. Die Zahl steht dann zweimal auf der Welt und nur einmal richtig.
Hildebrandt.AI · Intelligenz
Die Maschine liest,
sortiert und meldet.
Künstliche Intelligenz lohnt sich an einer engen Stelle: dort, wo ein Mensch etwas lesen und beurteilen muss, bevor die eigentliche Arbeit anfängt. Einen Beleg abtippen, eine Mail zuordnen, ein Foto beschriften. Jede dieser Handlungen dauert Minuten und summiert sich über ein Jahr zu Wochen. Der Rest eines Systems bleibt gewöhnliche Software, weil sie schneller rechnet, weniger kostet und jedes Mal dasselbe Ergebnis liefert.
Für wen das ist
Erkennen Sie sich wieder?
Wenn keiner der Fälle auf Sie zutrifft, lohnt es sich vermutlich nicht. Das zu sagen gehört dazu.
Wer Post erst sortieren muss, bevor er sie beantwortet
Anfragen, Bestellungen und Reklamationen kommen im selben Postfach an. Bevor jemand arbeiten kann, liest er alles einmal durch und verteilt es.
Wer Fotos sammelt, die später niemand wiederfindet
Tausend Bilder von Baustellen, Geräten oder Schäden liegen in Ordnern nach Datum. Gesucht wird aber nach Motiv, Ort und Auftrag.
Wer eine Idee hat, deren Kern das Verstehen ist
Manche Vorhaben stehen und fallen damit, dass Sprache oder Bilder eingeordnet werden. Vor wenigen Jahren war so etwas nicht baubar.
Beispiele
25 Dinge, die in diesem Bereich entstehen
Kein Katalog zum Abhaken. Wenn etwas fehlt, das Ihrem Fall ähnelt, ist es meistens trotzdem machbar.
Was gelesen und ausgelesen wird
- Rechnungen und Lieferscheine, die ihre Felder selbst füllen
- Verträge, aus denen Fristen und Kündigungstermine herausfallen
- Kassenbelege vom Handyfoto in die Buchhaltung
- Angebote verschiedener Lieferanten vergleichbar machen
- Papierformulare in saubere Datenfelder überführen
- Handschriftliche Notizen von der Baustelle lesbar machen
- Lange Unterlagen zusammenfassen, mit Verweis auf die Fundstelle
Was einsortiert wird
- Anfragen nach Thema und Dringlichkeit vorsortieren
- Reklamationen nach Ursache gruppieren, statt sie einzeln zu zählen
- Freitext aus Fragebögen auswertbar machen
- Bewertungen nach Lob und Beschwerde trennen
- Bestellungen aus Fließtext in Auftragszeilen übersetzen
- Doppelte Kundeneinträge erkennen, auch bei anderer Schreibweise
Was auf Bildern erkannt wird
- Baustellenfotos, die ihren Auftrag selbst finden
- Schäden auf einem Foto beschreiben lassen
- Zählerstände vom Bild ablesen
- Typenschilder und Seriennummern erfassen
- Bilder verschlagworten, damit die Suche etwas findet
- Prüfen, ob ein eingesandtes Foto überhaupt brauchbar ist
Was als Mitarbeiter aus Software arbeitet
- Ein Helfer, der genau eine Aufgabe übernimmt und darüber Bericht erstattet
- Ein Antwortentwurf, den ein Mensch freigibt, bevor er hinausgeht
- Eine Suche, die eine Frage in eigenen Worten versteht
- Ein Vorschlag zur Einordnung, den man annehmen oder ändern kann
- Eine Prüfung von Texten auf heikle Formulierungen, bevor sie erscheinen
- Eine Meldung an einen Zuständigen, sobald die Maschine unsicher wird
Sie finden Ihren Fall nicht? Beschreiben Sie ihn in einem Satz. Wenn er sich nicht rechnet, erfahren Sie das, bevor gearbeitet wird.
Umfang
Drei Größen
Dieselbe Arbeitsweise, drei sehr verschiedene Ergebnisse. Der Unterschied liegt im Umfang, nicht in der Sorgfalt.
- Ein Handgriff
- Ein Feld auf dem Beleg wird gelesen und steht danach im richtigen Kasten. Ein Freitext bekommt eine Einordnung. Im einfachsten Fall an einem Tag.
- Ein Ablauf
- Eingehende Unterlagen werden gelesen, geprüft und weitergereicht. Was unsicher bleibt, geht an einen Menschen, bevor es Wirkung hat. Wenige Wochen.
- Ein ganzes System
- Mehrere Helfer arbeiten nebeneinander, jeder für genau eine Aufgabe, mit Protokoll über jede Entscheidung und einem Knopf, der alles anhält. Wenige Monate.
Lieferumfang
Was am Ende da ist
Kein Zwischenstand zum Weiterbauen, sondern etwas, das läuft und das Ihnen gehört.
- Zu jedem Ergebnis ein Sicherheitswert, damit erkennbar bleibt, wie verlässlich es ist
- Ein Weg zum Menschen, sobald dieser Wert unter die vereinbarte Grenze fällt
- Jedes ausgelesene Feld mit Verweis auf die Stelle im Dokument, aus der es stammt
- Ein Protokoll je Vorgang mit Zeitpunkt, Ergebnis und angefallenen Kosten
- Ein Hinweis an die Nutzer, wo das Gesetz ihn für maschinell erzeugte Inhalte verlangt
- Ein Vertrag über die Auftragsverarbeitung und die Angabe, wo verarbeitet wird. Zum Lesen verlassen die Unterlagen Ihr Haus und laufen über einen externen Rechendienst; das wird schriftlich geregelt, bevor der erste Beleg hochgeladen wird.
Ablauf
Vier Schritte, in dieser Reihenfolge
Die Reihenfolge ist nicht beliebig. Jeder Schritt beantwortet eine Frage, ohne die der nächste raten müsste.
Prüfen, ob es ohne geht
Zuerst wird gesucht, ob eine feste Regel den Fall abdeckt. Was sich in Regeln fassen lässt, gehört in gewöhnlichen Programmcode: billiger je Vorgang, schneller und jedes Mal gleich. Übrig bleibt der Teil, der wirklich beurteilt werden muss.
An echten Unterlagen messen
Ein Stapel eigener Fälle, deren richtiges Ergebnis bekannt ist, wird durchgerechnet. Daraus ergibt sich in Zahlen, wie oft die Maschine richtig liegt und wo sie danebengreift. Vorher ist jede Aussage über die Genauigkeit geraten.
Die Grenze festlegen, ab der ein Mensch übernimmt
Ab welchem Sicherheitswert darf die Maschine allein entscheiden, und was passiert darunter? Diese Grenze wird schriftlich festgelegt, bevor etwas in Betrieb geht, und sie lässt sich später nachziehen.
Erst vorschlagen lassen, dann übergeben
In den ersten Wochen schlägt die Maschine nur vor und ein Mensch entscheidet. Jede Abweichung zwischen beiden wird mitgeschrieben. Diese Liste zeigt, an welcher Stelle nachgebessert werden muss.
Ein Beispiel, ausführlich
Ein Postfach, das seine Belege selbst einliest
Jeden Tag kommen Rechnungen und Lieferscheine herein, als PDF, als Anhang, als Foto vom Handy. Eine Anwendung liest jedes Dokument, zieht Nummer, Datum, Betrag, Steuersatz und Lieferant heraus und legt das Ergebnis neben das Bild des Belegs, damit jedes Feld an seiner Herkunft nachprüfbar bleibt. Ergibt die Summe der Positionen nicht den Gesamtbetrag oder ist ein Feld unsicher gelesen, wandert der Beleg in eine kurze Prüfliste. Alles andere ist fertig erfasst, wenn morgens jemand hinsieht. Am Monatsende steht neben der Zahl der Belege, was das Lesen an Rechenzeit gekostet hat.
- Jedes Feld zeigt die Stelle im Dokument, aus der es stammt
- Rechnerisch unstimmige Belege gehen an einen Menschen, nicht ins System
- Die Kosten je Beleg stehen in derselben Übersicht wie die Menge
Grenzen
Was in diesem Bereich nicht gemacht wird
Diese Grenzen stehen vorher da und nicht erst im Gespräch, wenn schon Zeit von beiden Seiten verbraucht ist.
Keine Entscheidung über Menschen
Bewerbungen aussortieren, Kreditwürdigkeit einstufen, Mahnstufen über Personen festlegen: solche Systeme entstehen hier nicht. Eine Maschine wiederholt dabei die Muster ihrer Trainingsdaten, und der Betroffene erfährt nie, warum es ihn getroffen hat.
Keine ungeprüften Auskünfte an Ihre Kunden
Ein Programm, das ohne Prüfschritt Preise, Fristen oder rechtliche Auskünfte herausgibt, entsteht hier nicht. Was im Namen Ihres Betriebs zugesagt wird, muss danach gehalten werden, auch wenn es falsch war.
Keine künstliche Intelligenz, wo eine Regel reicht
Rechnen, Sortieren und Prüfen nach klaren Kriterien bleiben gewöhnlicher Programmcode. Jede Anfrage an ein Sprachmodell kostet Geld und liefert nicht immer dasselbe Ergebnis. Beides ist unnötig, solange eine Regel den Fall abdeckt.
Und wenn KI ins Spiel kommt?
In diesem Bereich ist die künstliche Intelligenz der arbeitende Teil: Sie kommt dort zum Einsatz, wo eine feste Regel nicht mehr trägt, weil Text, Bild oder Formulierung beurteilt werden müssen.
Wann sich KI lohnt, und wann nichtWeiter
Die anderen fünf Bereiche
Abläufe
Was jede Woche gleich abläuft, läuft künftig ohne dass jemand daran denken muss. Vom Wochenbericht bis zur nächtlichen Prüfung.
AnsehenSysteme
Software für Ihren Betrieb, gebaut für Ihren Ablauf. Mit Anmeldung, Rechten und einem Protokoll, das jede Änderung nachvollziehbar macht.
AnsehenAuftritt
Ein Auftritt, der in jedem Ort auftaucht, in dem Sie arbeiten, und der in den ersten Sekunden für Sie spricht.
AnsehenAnwendungen
Etwas, das auf gängigen Telefonen läuft, auch dort, wo kein Netz ist. Vom Werkzeug für die Baustelle bis zum eigenen Spiel.
AnsehenGestaltung
Ein Zeichen, Farben, Schriften und Formen, die zusammengehören. In Werten festgelegt, damit das Bild auf Papier, am Bildschirm und in jeder Größe gleich bleibt.
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