Der Betrieb in der Jackentasche.
Wer draußen arbeitet, liest keine Aushänge und sitzt in keinem Verteiler. Die Mitarbeiter-App bringt Dienstplan, Nachrichten und die täglichen Handgriffe auf das Gerät, das ohnehin in der Tasche steckt. Diese Werkschau zeigt die Bausteine, aus denen eine solche App zusammengesetzt wird.
01Ausgangslage
Zwischen Büro und Belegschaft liegen in vielen Betrieben drei Kanäle: das Schwarze Brett, das keiner liest, die Nachrichtengruppe, in der Dienstliches und Privates durcheinanderlaufen, und der Flurfunk, der am schnellsten und am ungenauesten ist. Wichtiges erreicht nicht alle, und Bestätigtes lässt sich nicht belegen. Eine Mitarbeiter-App ersetzt die drei Kanäle durch einen, mit Ordnung und mit Nachweis.
02Was eine Mitarbeiter-App trägt
Der Tag
- 01Der eigene Dienstplan, aktuell statt fotografiert.
- 02Tauschanfragen mit Freigabe, ohne Zettel und Telefonkette.
- 03Zeiterfassung mit Start und Ende dort, wo gearbeitet wird.
- 04Der Einsatzort mit Anfahrt, Ansprechpartner und Unterlagen.
- 05Krankmeldung als geordneter Weg statt Anruf um sechs.
- 06Urlaubsantrag und Restanspruch ohne Gang ins Büro.
Die Kommunikation
- 07Ankündigungen mit Lesebestätigung, wo es darauf ankommt.
- 08Gruppen nach Standort, Kolonne oder Gewerk statt einer Riesengruppe.
- 09Dokumente am richtigen Ort: Anweisungen, Pläne, Formulare.
- 10Schwarzes Brett für das Menschliche, getrennt vom Dienstlichen.
- 11Übersetzungshilfe, wo das Team mehrsprachig ist.
- 12Erreichbarkeit mit Grenzen: Feierabend bleibt Feierabend.
Die Handgriffe
- 13Checklisten mit Foto als Beleg, vom Arbeitsschutz bis zur Übergabe.
- 14Mängel melden mit Bild und Ort, in einer halben Minute.
- 15Material nachbestellen, bevor es auf der Baustelle fehlt.
- 16Stunden und Leistungen am Auftrag erfassen.
- 17Fahrzeuge: Übergabe, Schäden, Tankbelege.
- 18Unterweisungen bestätigen, nachweisbar und mit Datum.
Der Rahmen
- 19Anmeldung je Mitarbeiter, Rollen je Aufgabe.
- 20Firmengeräte und private Geräte sauber getrennt behandelt.
- 21Offline nutzbar, überträgt von selbst bei Empfang.
- 22Datenschutz mitgedacht: keine Ortung, kein Leistungsprofil.
- 23Beitritt und Austritt in Minuten, auch bei Saisonkräften.
- 24Betriebsrat und Belegschaft früh einbezogen, wo es sie gibt.
03Warum keine Nachrichtengruppe reicht
Die Nachrichtengruppe ist schnell eingerichtet und genau deshalb das falsche Werkzeug: Ihr fehlen Rollen, Nachweis und die Trennung von dienstlich und privat, und sie gehört einem fremden Anbieter samt aller Inhalte. Sobald Dienstpläne, Krankmeldungen oder Unterweisungen darüber laufen, entsteht nebenbei ein Datenschutzproblem. Die Mitarbeiter-App ist der geordnete Weg: gleiche Geschwindigkeit, klare Zuständigkeit, und die Daten bleiben im Haus.
04Lieferumfang
- Eine App für iPhone und Android aus einem Bau.
- Einrichtung der Rollen und Gruppen nach dem Organigramm des Betriebs.
- Verteilung auf die Geräte, mit oder ohne Geräteverwaltung.
- Eine Einführung je Zielgruppe: Büro, Führungskräfte, Team.
- Anbindung an Dienstplan- und Zeiterfassungssysteme, wo vorhanden.
- Betrieb, Updates und ein Ansprechpartner, der die App gebaut hat.
05Zugesagt und nicht zugesagt
| Zugesagt: Wichtiges erreicht nachweisbar alle | Nicht zugesagt: dass alle es gut finden. Einführung ist Führungsarbeit, die App ist das Werkzeug dazu. |
|---|---|
| Zugesagt: Dienstliches und Privates sauber getrennt | Nicht zugesagt: Überwachung. Keine Ortung, keine Auswertung einzelner Personen, auch nicht auf Wunsch. |
| Zugesagt: Betrieb auch offline, Übertragung bei Empfang | Nicht zugesagt: Echtzeit an Orten ohne Netz. Was der Funkschatten verschluckt, kommt an, sobald er endet. |
Anfang eines solchen Vorhabens
Ein Vorhaben dieser Art beginnt mit der Frage, welche drei Informationen heute am schlechtesten ankommen und welche drei Handgriffe draußen am meisten Papier erzeugen. Daraus entstehen der erste Zuschnitt und der Festpreis, bevor gebaut wird. Gestartet wird mit einem Standort oder einer Kolonne, nicht mit allen zugleich, denn die erste Woche liefert die Änderungen, die allen anderen den Einstieg leichter machen.
07Angrenzende Faelle
- Baustellen-App. Wo die Erfassung je Auftrag im Vordergrund steht.
- Software Dienstplanung. Der Plan, den die App anzeigt, entsteht dort.
- Schnittstellen. Stunden fließen aus der App in die Lohnabrechnung.
Daneben in App