Ein Bestand, dem alle trauen.
Warenwirtschaft ist das Gedächtnis eines Betriebs: was da ist, was fehlt, was es gekostet hat und wohin es gegangen ist. Fertige Programme beantworten diese Fragen für einen gedachten Durchschnittsbetrieb. Die eigene beantwortet sie für genau diesen, mit seinen Einheiten, seinen Lagerorten und seinen Ausnahmen.
01Ausgangslage
Häufig führt eine Mischung den Bestand: die Fertigsoftware für einen Teil, eine Tabelle für den Rest, dazu das Wissen einzelner Köpfe über das, was in keiner Liste steht. Jede Inventur wird zur Überraschung, jede Nachbestellung zur Schätzung. Eine eigene Warenwirtschaft beginnt an der Stelle, an der die Zählweise des Betriebs von der Zählweise der Fertigsoftware abweicht, und genau diese Abweichungen sind ihr Bauplan.
02Was eine eigene Warenwirtschaft trägt
Bestand
- 01Jeder Artikel mit Platz, Menge und Mindestbestand, in den Einheiten des Betriebs.
- 02Chargen und Seriennummern dort, wo Rückverfolgung Pflicht oder Gold wert ist.
- 03Mehrere Lagerorte, vom Regal bis zum Fahrzeug, jeder einzeln zählbar.
- 04Reservierungen: Was verplant ist, sieht jeder, bevor er es verspricht.
- 05Umbuchungen mit Spur, wer wann was von wo nach wo bewegt hat.
- 06Bestandswert auf Knopfdruck, nach dem Verfahren des Steuerberaters.
Einkauf
- 07Meldegrenzen je Artikel, der Bestellvorschlag entsteht von allein.
- 08Lieferanten mit Preisen, Staffeln und Lieferzeiten am Artikel.
- 09Bestellungen aus dem Vorschlag heraus, geprüft und ausgelöst von Menschen.
- 10Wareneingang gegen Bestellung, Abweichungen sofort sichtbar.
- 11Preisänderungen der Lieferanten mit Datum und Verlauf.
- 12Offene Bestellungen als Liste, nicht als Erinnerung im Kopf.
Verkauf und Entnahme
- 13Entnahme auf Auftrag, Projekt oder Kostenstelle, je nach Betrieb.
- 14Der Zusammenhang von Angebot, Lieferschein und Rechnung bleibt erhalten.
- 15Etiketten und Belege direkt aus dem Vorgang, im eigenen Design.
- 16Rücknahmen und Gutschriften mit Grund, nicht als Minusbuchung im Nebel.
- 17Preisfindung nach den eigenen Regeln: Kundengruppe, Menge, Aktion.
- 18Kassenschnittstelle, wo eine Ladentheke dazugehört.
Zaehlen und Auswerten
- 19Inventur mit dem Gerät in der Hand, zählen statt Listen abhaken.
- 20Permanente Inventur für die Artikel, bei denen es sich lohnt.
- 21Renner und Penner: was sich dreht und was Kapital bindet.
- 22Reichweiten je Artikel, bevor die Lücke im Regal steht.
- 23Schwund sichtbar gemacht, mit Zeitraum und Lagerort.
- 24Auswertungen als Dateien, die der Steuerberater direkt verwenden kann.
03Der Unterschied zur Stange
Fertigsoftware kennt viele Funktionen und keinen Betrieb. Die eigene Warenwirtschaft kennt einen Betrieb und baut nur die Funktionen, die dort gebraucht werden. Das macht sie kleiner, schneller erlernbar und im Alltag schneller bedienbar, denn kein Bildschirm trägt Felder, die niemand füllt. Und sie wächst in die Richtung, in die der Betrieb wächst, nicht in die Richtung, die ein Hersteller für alle beschlossen hat.
04Woran sich der Nutzen zeigt
Im Alltag
- 25Die Frage nach dem Bestand kostet Sekunden statt eines Gangs ins Lager.
- 26Nachbestellt wird nach Zahlen, nicht nach Bauchgefühl.
- 27Neue Mitarbeiter finden sich in Tagen zurecht, weil nichts Überflüssiges im Weg steht.
Am Monatsende
- 28Der Bestandswert liegt vor, ohne Sonderschicht.
- 29Differenzen sind klein, weil jede Bewegung eine Buchung ist.
- 30Die Übergabe an die Buchhaltung ist eine Datei, kein Stapel.
05Lieferumfang
- Ein Programm im Browser, auf Theke, Lager und Büro zugeschnitten.
- Übernahme der Altdaten: Artikel, Bestände, Lieferanten, Preise.
- Rollen und Rechte: Zählen, Buchen und Auswerten sind getrennte Befugnisse.
- Tägliche Sicherung mit geprobter Rückspielung.
- Einweisung im Betrieb, an den echten Artikeln.
- Quelltext, Anleitung und alle Daten gehören dem Haus.
06Zugesagt und nicht zugesagt
| Zugesagt: ein Bestand, der mit jeder Buchung stimmt | Nicht zugesagt: ein Bestand, der ohne Disziplin stimmt. Wer am Programm vorbei entnimmt, macht jede Software falsch. |
|---|---|
| Zugesagt: Übernahme der vorhandenen Artikel- und Bestandsdaten | Nicht zugesagt: das Nachtragen von Jahren unbuchter Vergangenheit. Der Start ist eine gezählte Inventur, kein Archäologieprojekt. |
| Zugesagt: Bestellvorschläge aus Meldegrenzen und Reichweite | Nicht zugesagt: automatische Bestellungen ohne Freigabe. Ausgelöst wird von einem Menschen. |
Anfang eines solchen Vorhabens
Ein Vorhaben dieser Art beginnt mit einem Rundgang durchs Lager und der Frage, wo der Bestand heute wirklich steht: im Programm, in der Tabelle, im Kopf. Dazu gehören die Artikelliste, so wie sie ist, und die drei Fragen, die der Betrieb dem Bestand am häufigsten stellt. Daraus entsteht der Festpreis, bevor gebaut wird. Gestartet wird mit einer gezählten Inventur, denn eine Warenwirtschaft, die mit geschätzten Zahlen beginnt, bleibt eine Schätzmaschine.
08Angrenzende Faelle
- Auftrag und Rechnung. Die Warenwirtschaft liefert die Positionen, der Auftrag den Rahmen.
- Kassensystem. Die Theke bucht in denselben Bestand.
- Schnittstellen. Shop, Lieferanten und Buchhaltung docken an den einen Datenstand an.
Daneben in Software