Verkauft ist verkauft, in beiden Systemen.
Shop und Warenwirtschaft erzählen in vielen Betrieben zwei Geschichten: Der Shop verkauft, was das Lager nicht mehr hat, und das Lager hütet, was der Shop längst ausverkauft meldet. Dazwischen sitzt ein Mensch mit zwei Bildschirmen. Diese Werkschau zeigt, was eine Verbindung der beiden wirklich umfasst.
01Ausgangslage
Die Warenwirtschaft führt den Bestand, der Shop verkauft daraus, und beide wissen voneinander nichts. Bestellungen werden abgetippt, Bestände von Hand nachgezogen, Preisänderungen doppelt gepflegt. Solange wenig verkauft wird, fällt das kaum auf. Mit dem Wachstum kommen die Fehlverkäufe: bestellt, bezahlt, nicht lieferbar, und jede dieser Mails kostet mehr als der entgangene Umsatz.
02Was die Verbindung abgleicht
Bestand und Artikel
- 01Bestände laufen vom Lager in den Shop, zeitnah statt nächtlich.
- 02Reservierungen zählen mit: Was im Warenkorb liegt, ist nicht doppelt verkäuflich.
- 03Artikelanlage an einem Ort, der Shop übernimmt statt nachzupflegen.
- 04Varianten bleiben Varianten, nicht drei getrennte Artikel.
- 05Auslauf-Artikel verschwinden aus dem Shop, sobald der Restbestand fällt.
- 06Ein Sicherheitsbestand je Artikel, damit die Theke nicht leer verkauft wird.
Preis und Aktion
- 07Preise haben eine Quelle, die Warenwirtschaft, und der Shop folgt.
- 08Aktionen mit Anfang und Ende, das Zurückstellen entfällt.
- 09Staffel- und Kundengruppenpreise, wo der Shop sie kennt.
- 10Grundpreise je Einheit, automatisch gerechnet statt vergessen.
- 11Steuersätze je Artikelart, einmal hinterlegt, überall gleich.
- 12Preisänderungen mit Protokoll: wer, wann, von, auf.
Bestellung und Beleg
- 13Bestellungen landen als Auftrag in der Warenwirtschaft, ohne Abtippen.
- 14Der Zahlstatus wandert mit: bezahlt, offen, erstattet.
- 15Lieferschein und Rechnung entstehen im gewohnten System.
- 16Sendungsnummern fließen zurück, der Kunde sieht den Status im Shop.
- 17Stornos und Retouren gehen den Weg rückwärts, mit Bestandskorrektur.
- 18Sammelabrechnung der Zahlungsanbieter, abgeglichen statt geglaubt.
Wachsamkeit
- 19Jede Übertragung mit Protokollzeile, einsehbar und durchsuchbar.
- 20Abgleich-Läufe, die Shop und Lager regelmäßig gegeneinander prüfen.
- 21Meldung bei Abweichung an einen Menschen, nicht ins Leere.
- 22Warteschlange bei Ausfall: Nichts geht verloren, alles holt nach.
- 23Testartikel für den Probelauf nach jedem Update einer Seite.
- 24Ein Schalter, der die Verbindung anhält, ohne etwas zu zerreißen.
03Die Reihenfolge des Vertrauens
Eine solche Verbindung geht in Stufen in Betrieb, nicht auf einmal. Zuerst liest sie nur und legt Vergleichslisten an, aus denen sichtbar wird, wie weit die Stände heute auseinanderliegen, das ist regelmäßig die erste Überraschung. Dann überträgt sie Bestellungen in eine Richtung, während Bestände noch von Hand laufen. Erst wenn beide Seiten wochenlang übereinstimmen, übernimmt sie den vollen Abgleich. Wer die Stufen überspringt, verteilt die alten Fehler nur schneller.
04Lieferumfang
- Die Verbindung über die offiziellen Zugänge beider Systeme.
- Eine Feldzuordnung, schriftlich, als gemeinsame Wahrheit beider Seiten.
- Der Stufenplan vom Mitlesen bis zum vollen Abgleich.
- Protokoll, Abweichungsmeldung und Anhalte-Schalter.
- Ein Probelauf-Konzept für die Zeit nach Updates.
- Dokumentation, mit der auch ein Dritter die Verbindung versteht.
05Zugesagt und nicht zugesagt
| Zugesagt: ein Bestand, dem Shop und Lager gleichermaßen trauen | Nicht zugesagt: Wunder bei kaputten Stammdaten. Doppelte Artikel bleiben doppelt, bis sie bereinigt sind, und die Bereinigung ist eigene Arbeit. |
|---|---|
| Zugesagt: Bestellungen ohne Abtippen im führenden System | Nicht zugesagt: Betrieb ohne Beobachtung. Eine Schnittstelle ist ein laufendes Stück Technik, kein Möbel. |
| Zugesagt: Meldung, wenn eine Seite sich verändert oder ausfällt | Nicht zugesagt: dass Anbieter nichts ändern. Ändern sie, und dann ist die Wartungsvereinbarung der Unterschied zwischen Pause und Stillstand. |
Anfang eines solchen Vorhabens
Ein Vorhaben dieser Art beginnt mit den Namen der beiden Systeme und einem Blick in ihre Zugänge, denn davon hängt der Weg ab. Dazu die drei Zahlen der Ausgangslage: Artikel, Bestellungen im Monat, Fehlverkäufe im letzten Quartal. Daraus entsteht der Festpreis, bevor gebaut wird, und die ehrliche Auskunft, falls einer der beiden Zugänge die Verbindung nicht trägt.
07Angrenzende Faelle
- Onlineshop. Wo der Shop erst noch entsteht, wird die Verbindung mitgeplant statt nachgerüstet.
- Warenwirtschaft. Wo das führende System fehlt, beginnt die Arbeit dort.
- Übergabe an die Steuerberatung. Die Belege aus dem Shop fließen denselben geordneten Weg.
Daneben in Schnittstellen