Datenschutz in Hilea Fahrtenbuch

Kurz gesagt

Hilea Fahrtenbuch hat kein Konto und keinen Server. Deine Fahrten, Orte, Kosten, Fotos und, wenn du es einschaltest, Standortdaten speichert die App auf deinem Gerät, nicht bei uns. Wir, die Hildebrandt.AI UG, erhalten keine dieser Daten. Kopien können in der Geräte-Sicherung deines Handys (iCloud bzw. Google) und in Dateien liegen, die du selbst teilst (siehe „Wo die Daten liegen“). Es gibt keine Werbung, keine Analyse und keine Weitergabe, außer beim freiwilligen Zeitstempel (siehe unten).

Verantwortlich

Hildebrandt.AI UG (haftungsbeschränkt), Meistersingerstraße 13, 92637 Weiden i.d.OPf., vertreten durch den Geschäftsführer Mike Hildebrandt, Amtsgericht Weiden i.d.OPf., HRB 6855, E-Mail: info@hildebrandt.ai

Welche Daten die App verarbeitet

• Angaben, die du selbst einträgst: Fahrzeug, Kennzeichen, Fahrer, Fahrten (Datum, Uhrzeit, Kilometerstände, Start, Ziel, Anschriften, Zweck, Geschäftspartner), Kosten, Tachostände.
• Fotos, die du selbst aufnimmst oder auswählst (Tacho, Belege). Beim Speichern rechnet die App das Foto neu; eingebettete Zusatzdaten wie der Aufnahmeort fallen dabei weg.
• Zu jedem Eintrag den Zeitpunkt, an dem er gespeichert wurde, und eine Prüfsumme.

Ohne dein Einschalten ermittelt die App keinen Standort. Sie liest keine Daten aus dem Fahrzeug aus.

• Standort (freiwillig, nur wenn du es einschaltest): „Strecke messen“ misst während einer gestarteten Fahrt die Kilometer per GPS. Die iPhone-Automatik erkennt Fahrten über Standort und Bewegungssensor auch bei geschlossener App und braucht dafür die Erlaubnis „Immer“. Ins Fahrtenbuch kommen nur die gemessenen Kilometer und die benannten Orte, keine Koordinaten; einzelne Wegpunkte der Strecke speichert die App nur, wenn du unter „Zusatzfunktionen“ zusätzlich „Strecke aufzeichnen“ einschaltest: dann alle 40 Meter einen Punkt, auf deinem Gerät, getrennt vom Fahrtenbuch, nicht im Export und nicht in der Sicherungsdatei der App, um die Strecke als Linie zu zeigen (ohne Kartendienst). Du kannst einzelne oder alle Strecken jederzeit löschen. Die GPS-Punkte von Start und Ziel einer erkannten Fahrt liegen getrennt und nur, damit die App beim Zuordnen deine Orte wiedererkennt; sie werden beim Zuordnen, spätestens nach 30 Tagen gelöscht und erscheinen in keinem Export. Orte, die du bei Dienstfahrten benennst, merkt sich die App im Adressbuch mit ihren Koordinaten; du kannst sie dort löschen. Die Ortung selbst übernehmen die Ortungsdienste von Apple bzw. Google auf deinem Gerät, nach deren eigenen Datenschutzhinweisen. Wir erhalten keine Standortdaten. Ausschalten jederzeit unter Mehr › Automatik bzw. in den Einstellungen des Handys.Zweck: Kilometer messen, Fahrten erkennen und, wenn du es willst, den gefahrenen Weg zeigen, damit dein Fahrtenbuch vollständig ist.Bewegungsprofil: Mit der Automatik und „Strecke aufzeichnen“ entsteht auf deinem Gerät ein Bild davon, wann du wo unterwegs warst. Es liegt auf deinem Gerät und, wenn du die Geräte-Sicherung eingeschaltet hast, in der Sicherung bei Apple bzw. Google; wir können es nicht einsehen.Zugriff auf dein Gerät: Ortung, Bewegungssensor und Bluetooth nutzt die App nur, wenn du die Funktion in der App einschaltest und im System erlaubst; Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO; zusätzlich § 25 Abs. 1 TDDDG). Du widerrufst sie, indem du die Funktion ausschaltest oder die Erlaubnis in den Einstellungen des Handys entziehst.Speicherdauer: Start- und Zielpunkte erkannter Fahrten bis zum Zuordnen, höchstens 30 Tage; aufgezeichnete Strecken, bis du sie löschst; Kilometer und benannte Orte im Fahrtenbuch wie alle Fahrten (siehe „Speicherdauer und Löschen“).

• Belegfotos lesen: Wenn du ein Belegfoto aufnimmst, liest die App Betrag, Datum und Kilometerstand mit einer Texterkennung, die vollständig auf deinem Gerät läuft. Das Foto wird nicht hochgeladen.
• Android, Frage beim Verbinden mit dem Auto (freiwillig): Wählst du dein Auto aus der Liste der gekoppelten Bluetooth-Geräte, speichert die App dessen Gerätename und Bluetooth-Adresse auf deinem Handy. Verbindet sich das Handy mit genau diesem Gerät, zeigt die App eine Mitteilung „Fahrt starten?“. Es wird nichts übertragen, und es gibt keine Ortung.
• Android, Fahren über Bewegungssensoren erkennen (freiwillig): Schaltest du das ein, meldet die Bewegungserkennung deines Handys (Google-Play-Dienste, Berechtigung „Körperliche Aktivität“) nur, ob du gerade in einem Fahrzeug unterwegs bist. Die App nutzt dabei kein GPS, speichert keine Bewegungsdaten und überträgt nichts. Wie Google die Sensordaten in den Play-Diensten verarbeitet, regeln Googles eigene Datenschutzhinweise.

Angaben über andere Personen

In ein Fahrtenbuch gehören auch Angaben über andere: Geschäftspartner, besuchte Anschriften, andere Fahrer. Die trägst du selbst ein, und sie bleiben bei dir; wir erhalten sie nicht. Für diese Angaben und dafür, an wen du ein Fahrtenbuch weitergibst, bist du selbst verantwortlich. Trag nur ein, was das Fahrtenbuch braucht. Wer einer Schweigepflicht unterliegt, kann vertrauliche Fahrten markieren und geschwärzt exportieren.

Wo die Daten liegen

Im Speicher der App auf deinem Gerät. Zusätzlich legt die App auf dem iPhone eine automatische Sicherungsdatei im Ordner „Fahrtenbuch“ der Dateien-App ab, auf Android im internen Speicher der App. Hast du die Geräte-Sicherung deines Handys eingeschaltet, können diese Daten dort mitgesichert werden: auf dem iPhone im iCloud-Backup von Apple, auf Android in der Google-Sicherung. Beide schließen den Speicher der App ein, also auch Orte, Start- und Zielpunkte erkannter Fahrten und aufgezeichnete Strecken. Dafür gelten die Bedingungen von Apple bzw. Google; wir haben darauf keinen Zugriff.

Wann Daten dein Gerät verlassen

• Wenn du selbst teilst: PDF, Tabelle oder Sicherungsdatei gehen dorthin, wohin du sie über das Teilen-Menü schickst.
• Freiwilliger Zeitstempel (aus, bis du ihn einschaltest oder antippst): Die App sendet die Prüfsumme des letzten Eintrags (64 Zeichen, SHA-256) an eine Zeitstempelstelle: zuerst Certum (Asseco Data Systems S.A., ul. Jana z Kolna 11, 80-864 Gdańsk, Polen), ersatzweise GlobalSign (GlobalSign nv-sa, Belgien). Beide Unternehmen haben ihren Sitz in der EU. Wo sie Verbindungsdaten verarbeiten, bestimmen sie selbst (siehe deren Datenschutzhinweise). Die Anfrage läuft, wie bei Zeitstempeldiensten üblich, unverschlüsselt (http); übertragen wird dabei nur die Prüfsumme, und die App prüft die Antwort anhand der Unterschrift der Stelle. Aus der Prüfsumme lassen sich keine Fahrten, Orte oder Namen ablesen. Die Stelle erhält technisch bedingt die Internet-Adresse deines Geräts und den Zeitpunkt der Anfrage. Für das Auslösen der Anfrage sind wir verantwortlich; die Zeitstempelstelle verarbeitet die Verbindungsdaten danach als eigener Verantwortlicher nach ihren Datenschutzhinweisen; wie lange sie diese Verbindungsdaten speichert, bestimmt sie. Zweck ist der Nachweis, dass dein Fahrtenbuch zu diesem Zeitpunkt so bestand. Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung durch das Einschalten bzw. Antippen (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Du kannst sie jederzeit ausschalten; das gilt ab dann, bereits geholte Zeitstempel bleiben gültig (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Mitteilungen

Erinnerungen (Frist für Zweck und Partner, Tachoabgleich, Sicherung) werden auf deinem Gerät geplant. Es gibt keinen Push-Dienst und keinen Server.

Firmenwagen und Arbeitgeber

Die App überträgt nichts an deinen Arbeitgeber. Was du weitergibst, entscheidest du beim Export. Führt ein Arbeitgeber die App für Beschäftigte ein oder gibt er die Automatik vor, ist er für diesen Einsatz und für Daten, die er von dir erhält, selbst verantwortlich: Er muss dich informieren (Art. 13 DSGVO), braucht eine Rechtsgrundlage und prüft gegebenenfalls die Risiken (Datenschutz-Folgenabschätzung, Art. 35 DSGVO); ein vorhandener Betriebsrat hat mitzubestimmen (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG).

Speicherdauer und Löschen

Fahrten, Kosten und Fotos bleiben gespeichert, bis du die App löschst. Einträge lassen sich nicht einzeln löschen, sondern nur sichtbar stornieren: Das Finanzamt erkennt ein elektronisches Fahrtenbuch nur an, wenn nachträgliche Änderungen ausgeschlossen oder dokumentiert sind (BMF-Schreiben vom 03.03.2022, Rn. 28; BFH, Beschluss vom 12.01.2024, VI B 37/23). Ein Storno bleibt deshalb mit Grund sichtbar. GPS-Punkte erkannter Fahrten werden nach dem Zuordnen, spätestens nach 30 Tagen gelöscht. Alle Daten verschwinden, wenn du die App löschst. Selbst geteilte Dateien und Geräte-Sicherungen bleiben dort, wo du sie abgelegt hast. Bevor du die App löschst: Fahrtenbücher gehören zu deinen steuerlichen Unterlagen und müssen mehrere Jahre aufbewahrt werden (§ 147 Abgabenordnung; wie lange genau, hängt von deinem Fall ab, frag deinen Steuerberater). Exportiere vorher ein PDF und die Tabelle oder bewahre eine Sicherungsdatei auf.

Wenn du uns schreibst

Schreibst du an info@hildebrandt.ai, verarbeiten wir deine Nachricht und deine Adresse, um zu antworten (Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. f DSGVO). Wir löschen sie, wenn die Anfrage erledigt ist und keine Aufbewahrungspflicht besteht.

Herunterladen aus dem App Store und Google Play

Beim Herunterladen verarbeiten Apple bzw. Google Daten nach ihren eigenen Datenschutzhinweisen. Darauf haben wir keinen Einfluss. Wir erhalten von dort keine Daten, die dich persönlich erkennbar machen.

Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21). Da wir keine Daten aus der App erhalten, außer der freiwilligen Zeitstempel-Anfrage, betreffen diese Rechte bei uns nur E-Mails, die du uns schickst, und diese Anfrage. Deine Fahrtdaten verwaltest du selbst in der App. Fragen beantworten wir unter info@hildebrandt.ai. Du kannst dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, zum Beispiel beim Bayerischen Landesamt für Datenschutzaufsicht.