Am Ersten liegt die Auswertung im Postfach.
Bei Berichten hält sich die Handarbeit am längsten. Die Zahlen liegen längst vor, sie liegen nur an verschiedenen Stellen und in verschiedener Form, und zusammengesetzt werden sie von einem Menschen an einem Vormittag. Dieser Fall folgt einer Monatsauswertung, an der Geschäftsführung, Bank und Steuerberatung hängen. Beschrieben ist die Abfolge der Entscheidungen, die dabei zu treffen waren.
01Ausgangslage
Die Monatsauswertung eines Handwerksbetriebs entsteht an mehreren Stellen. Die Umsätze stehen in der Rechnungssoftware, die geleisteten Stunden in einer Tabelle auf dem Netzlaufwerk, die Kosten kommen als Kontoauszug aus dem Online-Banking. Einmal im Monat setzt sich dieselbe Person einen Vormittag hin, lädt die Auszüge herunter, fügt sie in einer weiteren Tabelle zusammen und formatiert daraus eine kurze Fassung für die Geschäftsführung und eine ausführliche für die Steuerberatung. Der Termin ist der Erste. Fällt er auf ein Wochenende, auf einen Urlaub oder auf eine Woche mit Baustellenärger, wird es der Dritte oder der Siebte. Die Bank fragt einmal im Quartal nach denselben Zahlen in wieder anderer Form.
02Die Frage vor dem Bau
| Die Frage | Holt sich der Ablauf die Zahlen künftig selbst aus den Programmen, oder verarbeitet er weiterhin die Dateien, die ein Mensch dort herauslädt und ablegt? |
| Weg über die Zugänge | Aufwendiger am Anfang. Für jedes beteiligte Programm braucht es einen eigenen Zugang, für das Konto eine Freigabe der Bank, und beides muss beantragt und geprüft werden. Danach entsteht der Bericht ohne Handgriff, auch im Urlaub. |
| Weg über die Dateien | Schneller gebaut und ohne fremde Zugänge. Ein Handgriff im Monat bleibt bestehen: Jemand muss die Auszüge herunterladen und an den vereinbarten Ort legen. Der Termin hängt weiter an einer Person. |
| Die Entscheidung | Der Weg über die Zugänge. Der Grund liegt in der Ausgangslage: Verschoben hat sich der Termin bisher immer dann, wenn die eine Person verhindert war. |
03Etappen
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01
Den letzten Bericht rückwärts lesen
Die zuletzt von Hand erstellte Fassung wird Zeile für Zeile zu ihren Quellen zurückverfolgt. Entschieden wird dabei, was bleibt. Mehrere Spalten liest seit Jahren niemand mehr und entfallen. Eine Kennzahl, die bisher jeden Monat im Kopf gerechnet wurde, bekommt zum ersten Mal eine aufgeschriebene Formel.
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02
Die Zugänge einrichten
Jedes Programm bekommt einen eigenen Lesezugang mit eigenem Schlüssel. Entschieden wird, dass der Ablauf ausschließlich lesen darf. Ein Zugang, der nur liest, kann eine Buchhaltung auch bei einem Fehler im Regelwerk nicht verändern. Jeder Schlüssel lässt sich einzeln zurückziehen, ohne dass der Rest stillsteht.
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03
Den Stichtag festlegen
Ein Monat endet in den Programmen nicht zur selben Sekunde. Rechnungen mit Datum vom Monatsletzten treffen mitunter erst am Zweiten ein, Kontobewegungen werden nachträglich wertgestellt. Entschieden wird ein fester Stichtag für den Lauf und eine Nachfrist für Belege, die später eintreffen.
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04
Beide Fassungen aus einem Datenstand bauen
Die kurze und die ausführliche Fassung entstehen aus demselben eingefrorenen Datenstand, nicht aus zwei getrennten Abfragen zu zwei Zeitpunkten. Entschieden wird außerdem, dass jede Fassung eine Kopfzeile trägt: Stichtag, Quellen, Zeitpunkt des Laufs. Damit lässt sich später jede Abweichung zuordnen.
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05
Still mitlaufen lassen
Der Ablauf läuft im echten Takt, verschickt aber an niemanden. Er legt seine Fassung in einen Ordner, daneben liegt die Fassung aus der Handarbeit. Entschieden wird, dass der Versand erst freigeschaltet wird, wenn mehrere Monatsläufe übereinstimmen. Abweichungen werden einzeln geklärt, bevor am Regelwerk etwas geändert wird.
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06
Scharf schalten und hinsehen
Der Verteiler wird eingetragen, der Lauf startet in der Nacht zum Ersten. Entschieden wird die Regel für den Ausfall: Antwortet eine Quelle nicht, hält der Ablauf an und schickt eine Nachricht an einen Menschen. Ein unvollständiger Bericht erreicht den Verteiler unter keinen Umständen. Die ersten Läufe werden angesehen, nicht angenommen.
04Die zähe Stelle
Der Stichtag hat länger gedauert als alle Zugänge zusammen. Der Grund war unerwartet: Es gab die Regel gar nicht. Die Person, die den Bericht bisher erstellte, entschied jeden Grenzfall im Moment, nach Gefühl und nach Kenntnis des Vorgangs. Eine späte Rechnung wanderte mal in den alten, mal in den neuen Monat. Für einen Menschen ist das kein Problem, für ein Regelwerk schon, denn ein Ablauf kann einen Grenzfall nicht abwägen. Er kann nur anwenden, was jemand vorher entschieden hat. Also musste die Abgrenzung zuerst als betriebliche Entscheidung getroffen und mit der Steuerberatung abgestimmt werden, und dabei kam heraus, dass ältere Monate nach der neuen Regel anders aussehen als in den damals verschickten Fassungen. Das hat den Bau verändert: Aus dem einen Lauf wurden zwei. Am Ersten geht die Fassung mit dem Stand des Stichtags heraus, nach der Nachfrist eine gekennzeichnete Korrekturfassung. Beide tragen ihren Stand im Kopf, damit später niemand zwei Blätter mit derselben Überschrift und verschiedenen Summen nebeneinanderliegen hat.
05Das fertige Ding
- Taktgeber. Startet den Lauf in der Nacht zum Ersten, von allein, im Urlaub genauso.
- Lesezugang je Programm. Eigener Schlüssel, nur lesend, einzeln zurückziehbar.
- Abgrenzungsregel. Legt schriftlich fest, in welchen Monat ein spät eingetroffener Beleg gehört.
- Eingefrorener Datenstand. Beide Fassungen entstehen aus derselben Aufnahme der Zahlen.
- Kopfzeile mit Stand. Jede Fassung trägt Stichtag, Quellen und Zeitpunkt des Laufs.
- Korrekturfassung nach der Nachfrist. Gekennzeichnet und vom Erstversand unterscheidbar.
- Protokollzeile je Lauf. Zeitstempel, gelesene Quellen, Ergebnis, Empfänger.
- Ausfallmeldung. Fehlt eine Quelle, hält der Ablauf an und meldet sich bei einem Menschen.
- Abstellschalter. Beendet den Versand sofort, ohne Umbau am Ablauf.
- Quelltext und Anleitung. Liegen bei Ihnen, samt Beschreibung jeder Regel in klaren Worten.
06Übertragbares
Bleibt in jedem Fall dieser Art gleich
- 01Die letzte Fassung ist die Vorlage. Was gebaut wird, steht bereits in dem Bericht, den zuletzt jemand von Hand erstellt hat.
- 02Der Grenzfall wird vor dem Bau entschieden. Solange die Abgrenzung nur im Kopf einer Person existiert, gibt es nichts, was ein Ablauf anwenden könnte.
- 03Zugänge bleiben auf Lesen beschränkt. Ein Berichtsablauf hat in keinem Fall Grund, in ein Programm zu schreiben.
- 04Der stille Probelauf steht vor dem ersten echten Versand. Verglichen wird gegen die Handarbeit, Monat für Monat.
Weicht von Fall zu Fall ab
- 05Woher die Zahlen kommen. Liegt alles in einer einzigen Fachsoftware, reicht im einfachsten Fall ein Tag; verstreute Tabellen und ein Bankzugang verlängern das Zusammenführen deutlich.
- 06Wer den Bericht bekommt. Eine Fassung für die Bank verlangt andere Nachweise und andere Formen als eine für den eigenen Schreibtisch.
- 07Ob eine Nachfrist nötig ist. Wo am Monatsende alles feststeht, entfällt die Korrekturfassung und mit ihr der zweite Lauf.
- 08Der Weg nach draußen. Postfach, Ablageordner im Betrieb oder ein geschützter Bereich zum Abrufen, je nachdem, wer die Zahlen sehen darf.
Anfang eines solchen Falls
Ein Fall dieser Art beginnt mit dem letzten Bericht, so wie er ist, mit Notizen am Rand und krummen Spalten. Dazu gehören die Auskunft, aus welchen Programmen die Zahlen stammen und wer sie bisher zusammenträgt, sowie der Termin, zu dem der Bericht vorliegen muss. Daraus entsteht der Festpreis, bevor gebaut wird. Liegt der Bericht bisher nur im Kopf einer Person, ist der erste Arbeitsschritt, ihn einmal von Hand aufzuschreiben. Dieser Schritt lässt sich überspringen, kostet aber später mehr, weil jeder Grenzfall dann im laufenden Betrieb auffällt. Werden Kontoumsätze gebraucht, läuft der Zugang über einen dafür zugelassenen Anbieter oder über den eigenen Zugang Ihres Hauses. Ein eigener Kontoinformationsdienst nach dem Zahlungsdiensteaufsichtsgesetz entsteht hier nicht.
Daneben in Abläufe