Der Lieferschein trägt sich selbst ein.
Auf einem Lieferschein steht alles, was später gebraucht wird: Nummer, Datum, Lieferant, Artikel, Menge. Trotzdem wird der Zettel meist abgezeichnet, abgeheftet und ein zweites Mal von Hand abgetippt. Diese Seite folgt einem einzelnen Bau in seiner echten Reihenfolge, von der Frage, die zuerst zu klären war, bis zu dem, was am Ende dasteht. Belege, Verträge und Formulare gehen denselben Weg, mit anderen Feldern.
01Ausgangslage
Ware kommt an, der Lieferschein wird abgezeichnet und wandert in einen Ordner. Die Zahlen darauf stehen zu diesem Zeitpunkt an keiner anderen Stelle. Wer wissen will, ob die gelieferte Menge zur Bestellung passt, holt den Ordner. Trifft Wochen später die Rechnung ein, wird derselbe Zettel erneut gesucht und dieselbe Zahl erneut gelesen. Ein Teil der Scheine ist unterwegs fotografiert worden, ein Teil liegt als Durchschlag im Fahrzeug, ein Teil kam als Anhang im Postfach an. Derselbe Vorgang liegt damit an mehreren Stellen, und keine davon ist die maßgebliche.
02Die Frage vor dem Bau
| Die Frage | Soll die Maschine jedes Feld zu Ende ausfüllen, oder soll sie ein Feld offen lassen, sobald sie unsicher ist? |
| Der eine Weg: jedes Feld wird gefüllt | Der Datensatz ist vollständig, sobald der Schein gelesen ist. Ein geratener Wert sieht dabei genauso aus wie ein sicher erkannter, und der Unterschied zeigt sich erst, wenn die Rechnung nicht dazu passt. |
| Der andere Weg: unsichere Felder bleiben offen | Ein Teil der Scheine braucht den Blick eines Menschen, bevor er fertig ist. Dafür trägt jeder gefüllte Wert seine Fundstelle im Bild, und die offenen Felder stehen gesammelt an einer Stelle. |
| Die Entscheidung | Der zweite Weg. Ein offenes Feld ist sichtbar und lässt sich in Minuten klären, ein falsch gefülltes Feld wandert unbemerkt in jede spätere Auswertung. |
03Etappen
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01
Den Stapel ansehen
Zuerst wird ein Querschnitt echter Scheine zusammengetragen, quer über Lieferanten, Formate und Jahreszeiten. Hier zeigt sich, welche Formen überhaupt vorkommen: gedruckte Bögen, blaue Durchschläge, Fotos mit Schatten und Scheine mit handschriftlichen Zusätzen. Entschieden wurde, dass gebaut wird, was im Stapel liegt, und nichts darüber hinaus.
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02
Das Feldverzeichnis festlegen
Vor dem ersten Auslesen steht fest, welche Felder gebraucht werden: Nummer, Datum, Lieferant, Bezug zur Bestellung und die Artikelzeilen mit Menge und Einheit. Zu jedem Feld gehört die Form, in der es vorliegen muss, und die Angabe, ob es Pflicht ist. Entschieden wurde an dieser Stelle auch, was ausdrücklich draußen bleibt, damit die Prüfung später nicht an Feldern hängt, die niemand nutzt.
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03
Den Eingang bauen
Foto aus der Hand, Scan aus dem Büro und Anhang aus dem Postfach laufen auf denselben Eingang zusammen. Entschieden wurde, dass das Original als Bild erhalten bleibt und nicht nach dem Auslesen verschwindet. Ohne dieses Bild lässt sich später kein einziger Wert nachprüfen.
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04
Auslesen mit Fundstelle
Jeder Wert kommt mit zwei Beigaben zurück: dem Ausschnitt des Bildes, aus dem er stammt, und einer Einschätzung, wie sicher er gelesen wurde. Entschieden wurde die Grenze, ab der ein Feld ohne Rückfrage durchläuft, und zwar je Feld getrennt. Eine Belegnummer darf strenger behandelt werden als der Name eines Lieferanten, der ohnehin in der Stammdatenliste steht.
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05
Der Abgleich in Regeln
Menge mal Preis, Summe der Positionen gegen den Gesamtbetrag, Artikelnummer gegen die Zeile der Bestellung: das sind feste Regeln und laufen als gewöhnlicher Programmcode. Entschieden wurde, dass das Sprachmodell ausschließlich liest und nichts rechnet. Rechnen muss jedes Mal dasselbe Ergebnis liefern, und Regeln kosten je Vorgang einen Bruchteil.
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06
Prüfliste und Übergabe
Was durchläuft, wird in das System geschrieben, in dem später damit gearbeitet wird. Was offen bleibt, steht in einer kurzen Liste neben dem Bild des Scheins, mit dem strittigen Feld markiert. Entschieden wurde, dass jede Korrektur mitgeschrieben wird, damit sichtbar bleibt, welche Felder regelmäßig danebenliegen.
04Die zähe Stelle
Die handschriftlichen Zusätze haben länger gedauert als alles davor. Auf vielen Scheinen wird die gelieferte Menge vor Ort mit Kugelschreiber korrigiert, gestrichen, überschrieben oder an den Rand geschrieben, oft auf einem blauen Durchschlag. Gedruckte Zahlen werden zuverlässig gelesen, diese nicht: mal wird die gestrichene Menge übernommen, mal die neue, mal beide nebeneinander. Das hat den Aufbau verändert. Die Mengenzeile bekam eine eigene, strengere Grenze, und sobald ein handschriftlicher Eingriff überhaupt erkennbar ist, geht die Zeile an einen Menschen, auch bei hohem Sicherheitswert. Außerdem steht seither der Bildausschnitt direkt neben der Zeile, damit die Entscheidung am Bildschirm fällt und nicht im Ordner. Verwischte Schrift auf einem Durchschlag bleibt unlesbar, daran ändert auch die Wahl eines größeren Modells nichts. Diese Stelle bleibt Handarbeit und ist als solche eingeplant.
05Das fertige Ding
- Eingang. Foto, Scan und Mailanhang landen an derselben Stelle.
- Feldverzeichnis. Für jedes Feld ist die Form festgelegt und ob es Pflicht ist.
- Bildarchiv. Das Original bleibt erhalten und jeder Wert verweist auf seinen Ausschnitt darin.
- Sicherheitswert je Feld. Nummer, Datum, Lieferant und Menge haben getrennte Grenzen.
- Abgleich in Programmcode. Bezug zur Bestellung, Positionen und Summen werden gerechnet.
- Prüfliste. Offene und unstimmige Felder stehen gesammelt neben dem Bild des Scheins.
- Übergabe. Geprüfte Datensätze gehen in das System, in dem später damit gearbeitet wird.
- Protokoll. Je Vorgang stehen Zeitpunkt, Ergebnis, Korrektur und angefallene Rechenkosten fest.
- Bei Unterlagen mit Personenbezug ein Vertrag über die Auftragsverarbeitung und ein festgelegter Verarbeitungsort, bevor der erste Stapel gelesen wird
06Übertragbares
Was in einem anderen Fall gleich bleibt
- 01Das Feldverzeichnis steht fest, bevor das erste Dokument gelesen wird.
- 02Jeder Wert trägt die Stelle im Original mit sich, aus der er stammt.
- 03Feste Regeln laufen als Programmcode, das Sprachmodell liest nur.
- 04Für unsichere Felder gibt es einen benannten Zuständigen und einen Ort, an dem sie warten.
Wo ein anderer Fall abweicht
- 05Verträge haben keine Positionszeilen, dafür Fristen, Verlängerungen und Verweise auf frühere Absätze.
- 06Formulare haben feste Kästchen an festen Orten, wodurch die Fundstelle günstiger zu bestimmen ist als das Lesen selbst.
- 07Kassenbelege kommen als Foto bei schlechtem Licht, weshalb die Aufnahme mehr Arbeit macht als die Auswertung.
- 08Bei Unterlagen mit Personenbezug entscheidet die Frage, wo verarbeitet werden darf, über den ganzen Aufbau.
Anfang eines solchen Falls
Am Anfang steht ein Stapel, kein Konzept. Gebraucht werden echte Unterlagen aus Ihrem Bestand, quer über Lieferanten und Formate, dazu die Liste der Felder, die am Ende wirklich gebraucht werden, und die Auskunft, in welches System sie geschrieben werden sollen. An diesem Stapel wird gemessen, wie oft richtig gelesen wird, und erst danach steht ein Festpreis. Liegt der Stapel vollständig vor, ist im einfachsten Fall an einem Tag erkennbar, ob der Weg trägt.
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