Daten kommen an,
ohne dass jemand tippt.
Abtippen ist die stillste Arbeit im Betrieb. Sie steht in keinem Stundenzettel, sie taucht in keiner Auswertung auf, und sie wächst mit jedem Programm, das dazukommt. Zwischen zwei Systemen, die nichts voneinander wissen, sitzt am Ende ein Mensch und überträgt. Genau dort entstehen die Abweichungen, die später niemand mehr erklären kann.
0146 Stücke in diesem Register
Das Register führt 46 Übertragungen auf, durchgehend nummeriert von 01 bis 46. Gruppiert sind sie nach dem Weg der Daten: von Programm zu Programm, aus der Eingangspost, aus Dokumenten heraus, im Abgleich zweier Listen, in den Stammdaten und beim einmaligen Umzug. Jede Zeile steht für eine Strecke, die heute jemand mit der Tastatur zurücklegt.
02Register der Stücke
Von einem Programm ins nächste
- 01Bestellungen aus dem Portal in die Auftragsverwaltung
- 02Kundenstamm aus der Kasse in die Buchhaltung
- 03Artikel und Preise aus der Warenwirtschaft in den Shop
- 04Lagerbestand zurück in die Verkaufsplattform
- 05Formularanfragen der Website in die Kundenverwaltung
- 06Arbeitszeiten aus der Erfassung in die Lohnabrechnung
- 07Einsatzplan in den Kalender jedes Monteurs
- 08Stammdaten der Zentrale in die Filialsysteme
Was täglich ins Haus kommt
- 09Eingangsrechnungen aus dem Postfach in den Belegordner
- 10Anhänge ablegen, benannt nach Lieferant und Datum
- 11Bewerbungen aus mehreren Postfächern in eine Übersicht
- 12Auftragsbestätigungen den offenen Bestellungen zuordnen
- 13Gescannte Papierpost nach Absender einsortieren
- 14Termine aus E-Mails in den Kalender
- 15Kundenmails dem passenden Vorgang zuordnen
- 16Anfragen mehrerer Plattformen in ein Postfach
Aus Dokumenten herausgelesen
- 17Nummer, Betrag und Fälligkeit aus der PDF-Rechnung
- 18Laufzeit und Kündigungsfrist aus dem Vertrag
- 19Positionen aus dem Lieferantenangebot in eine Tabelle
- 20Zählerstände von abfotografierten Ablesekarten
- 21Das Aufmaß von der Baustelle in die Rechnungsposition
- 22Stundenzettel vom Papier in die Wochenübersicht
- 23Prüfbericht: Datum, Ergebnis, nächster Termin
- 24Lieferanten-Preislisten in eine vergleichbare Tabelle
Listen, die zueinander passen müssen
- 25Kontoauszug gegen offene Rechnungen
- 26Bestellte gegen gelieferte Mengen
- 27Bestand im Shop gegen Bestand im Lager
- 28Mitgliederliste gegen die Beitragseingänge
- 29Anmeldungen gegen die Teilnehmerliste
- 30Zwei Kundenlisten aus zwei Programmen
- 31Alte gegen neue Preisliste, gemeldet wird die Änderung
- 32Zeiterfassung gegen die Einsatzplanung
Adressen und Stammdaten
- 33Doppelte Einträge finden und zusammenführen
- 34Schreibweisen vereinheitlichen: Straße, Ort, Rechtsform
- 35Postleitzahl und Ort gegeneinander prüfen
- 36Postrückläufer dem richtigen Kunden zuordnen
- 37Telefonnummern in ein einheitliches Format
- 38Firmenname und Ansprechpartner in getrennte Felder
- 39Umsatzsteuer-Identnummern auf Format prüfen
- 40Bankverbindungen prüfen, bevor sie gebucht werden
Der einmalige Umzug
- 41Aus der gewachsenen Tabelle in eine Datenbank
- 42Programmwechsel, Feld für Feld zugeordnet
- 43Historie aus dem Altsystem, lesbar aufbewahrt
- 44Erst in eine Kopie, dann in das Echtsystem
- 45Abgleichbericht danach: was ging, was fehlt
- 46Ein Stand, auf den zurückgesetzt werden kann
03Wenn nichts davon passt
Sortiert ist das Register nach dem Weg der Daten, nach Quelle und Ziel. Fehlt Ihre Strecke, entscheidet dieselbe Frage über den Platz: Wo stehen die Daten heute, wo sollen sie hin und wer sieht sie dazwischen an. Aus der Antwort wird eine weitere Zeile in einer dieser sechs Gruppen. Die Bauweise dahinter bleibt in allen 46 Fällen dieselbe.
04Zwei Stücke herausgegriffen
17 Nummer, Betrag und Fälligkeit aus der PDF-Rechnung
- 47Jeder Lieferant setzt seine Felder woanders hin, deshalb bekommt jeder Absender ein eigenes hinterlegtes Muster.
- 48Unsichere Treffer landen auf einer Prüfliste und werden von einem Menschen bestätigt, statt still weiterzulaufen.
- 49Der Gesamtbetrag wird gegen die Summe der Einzelpositionen gerechnet, bevor die Rechnung weitergereicht wird.
30 Zwei Kundenlisten aus zwei Programmen
- 50Verglichen wird ein aufbereiteter Schlüssel aus Name, Postleitzahl und Straße, weil die Schreibweisen selten übereinstimmen.
- 51Gemeldet wird die Abweichung: was fehlt, was doppelt vorliegt, was sich in einem Feld unterscheidet.
- 52Geändert wird nichts von allein, die Abweichungsliste geht als Vorschlag heraus und wartet auf Freigabe.
05Grundausstattung jedes Stücks
- Eine schriftliche Zuordnung Feld für Feld, damit später nachvollziehbar bleibt, was wohin gewandert ist
- Ein Probelauf gegen eine Kopie, bevor das Echtsystem den ersten Datensatz sieht
- Ein Protokoll je Lauf mit Anzahl, Dauer und Ergebnis
- Eine Prüfliste für alles, was nicht eindeutig zuzuordnen ist, statt einer stillen Vermutung
- Ein Schutz gegen Doppelbestände, wenn derselbe Lauf zweimal startet
- Ein gesicherter Stand vor jedem Lauf, auf den zurückgesetzt werden kann
- Quelltext und Anleitung, dazu ein Schalter zum Abstellen, den Sie selbst bedienen
- Ein Vertrag über die Auftragsverarbeitung nach Artikel 28 der Datenschutz-Grundverordnung, bevor der erste Datensatz mit Personenbezug übertragen wird
06Größenordnungen
| Klein: eine Strecke, ein Format, feste Felder, kein Zweifelsfall | Im einfachsten Fall an einem Tag |
| Mittel: mehrere Quellen, Prüfliste, Protokoll und Meldung bei Abweichung | Meist einige Tage bis rund zwei Wochen |
| Groß: ein ganzer Datenbestand samt Historie zieht in ein neues System | In der Regel mehrere Wochen, mit Probeläufen dazwischen |
Die eine Grenze
Ein System ohne offiziellen Zugang bleibt außen vor. Wo weder Schnittstelle noch Export vorgesehen ist und nur das Nachklicken einer Oberfläche bliebe, endet dieses Register: Solche Strecken brechen beim nächsten Bildschirmwechsel und melden den Bruch nicht. Dann steht die Frage nach einem Zugang am Anfang. Wo ein Betriebsrat besteht, ist die Einführung nach § 87 Absatz 1 Nummer 6 Betriebsverfassungsgesetz mitbestimmungspflichtig. Es genügt, dass eine Einrichtung zur Kontrolle von Verhalten oder Leistung geeignet ist; auf die Absicht kommt es nicht an. Die Betriebsvereinbarung gehört deshalb vor die Inbetriebnahme und nicht hinterher.
08Nachbarthemen
- Berichte, Abläufe: Zahlen, die sich zum Termin selbst zusammenstellen
- Meldungen, Abläufe: Fristen und Bestände schlagen von allein an
- Prüfläufe, Abläufe: nachts durchsehen, morgens steht nur die Abweichung da
- Schnittstellen, Systeme: zwei Programme dauerhaft verbunden statt einmalig kopiert
- Belegerkennung, Intelligenz: Felder aus Papier, Foto und PDF
- Datenbank, Systeme: aus der gewachsenen Tabelle wird ein belastbarer Stand
Daneben in Abläufe