Kunden, Fristen, Fahrzeuge.
Ein System.
Ein Betrieb führt mehr, als in eine Tabelle passt. Kunden und Aufträge fallen sofort ein, dazu kommen Verträge mit Kündigungsfristen, Geräte mit Prüfterminen, Fahrzeuge, Schlüssel und Nachweise, die irgendwann ablaufen. Das Register auf dieser Seite zählt auf, was ein eigenes Programm davon übernehmen kann. Jede Zeile ist ein Stück, das für sich gebaut und für sich in Betrieb genommen werden kann.
01Der Umfang in Zahlen
Achtundvierzig Stücke stehen unten im Register, verteilt auf sechs Gruppen. Jedes einzelne ersetzt eine Stelle, an der heute eine Datei, ein Zettel oder ein Gedächtnis die Ordnung hält. Die Zählung läuft über die Gruppengrenzen hinweg weiter, die letzte Ziffer unten ist die Achtundvierzig.
02Register der Stücke
Stammdaten
- 01Kunden mit Ansprechpartnern, Standorten und Zahlungsart
- 02Lieferanten und Nachunternehmer mit hinterlegten Konditionen
- 03Interessenten vor dem ersten Auftrag
- 04Ansprechpartner, die zu mehreren Firmen gehören
- 05Objekte, Anlagen und Liegenschaften mit ihrer Zugehörigkeit
- 06Artikel und Leistungen mit Einheit, Preis und Steuersatz
- 07Dubletten finden und zwei Datensätze zusammenführen
- 08Ein Feld, das es nur in diesem einen Betrieb gibt
Aufträge und Vorgänge
- 09Aufträge vom Angebot bis zur Abnahme, mit Status
- 10Positionen und Teilleistungen innerhalb eines Auftrags
- 11Termine am Auftrag, mit Zuständigem und Ort
- 12Wiederkehrende Aufträge, die sich selbst neu anlegen
- 13Folgeaufträge, die aus einem bestehenden hervorgehen
- 14Reklamationen und Nacharbeit am ursprünglichen Vorgang
- 15Zeiten und Material, auf den Auftrag gebucht
- 16Ein Verlauf je Vorgang: was wann von wem passiert ist
Verträge und Fristen
- 17Verträge mit Laufzeit, Verlängerung und Kündigungsfrist
- 18Fristen, die aus einem Datum im Vertrag entstehen
- 19Vorwarnzeiten, getrennt je Vertragsart
- 20Preisanpassungen zum Stichtag
- 21Vertragsdokumente am Datensatz, in Fassungen
- 22Nachweise mit Ablaufdatum: Prüfung, Schein, Versicherung
- 23Ein Kalenderblatt über alle Fristen der nächsten Monate
- 24Erinnerung per Mail, bevor eine Frist abläuft
Bestand, Geräte, Fahrzeuge
- 25Bestände mit Zugang und Abgang je Lagerort
- 26Mindestbestand mit Meldung beim Unterschreiten
- 27Seriennummern und Chargen, verfolgt bis zum Kunden
- 28Werkzeuge und Geräte mit Ausgabe und Rückgabe
- 29Wartungs- und Prüftermine je Gerät
- 30Fahrzeuge mit Halter, Zulassung und Terminen
- 31Schlüssel, Karten und Zugänge mit ihrem Besitzer
- 32Inventur mit Zählliste und Abweichung
Personal und Einsatz
- 33Personalstamm mit Rolle, Standort und Eintritt
- 34Qualifikationen und Schulungen mit Gültigkeitsdatum
- 35Abwesenheiten und Urlaubsanträge mit Freigabe
- 36Einsatzplan: wer an welchem Tag wo eingeplant ist
- 37Arbeitszeiten erfassen, ohne Bewertung der Person
- 38Ausgegebene Ausrüstung je Person
- 39Bewerbungen vom Eingang bis zur Zusage
- 40Übergaben, die beim Ausscheiden abzuhaken sind
Zugriff, Rechte, Protokoll
- 41Rollen mit abgegrenzten Rechten je Bereich
- 42Sichtbarkeit begrenzt auf Standort oder Team
- 43Felder, die nur bestimmte Rollen ändern dürfen
- 44Vier-Augen-Freigabe für einzelne Vorgänge
- 45Protokoll mit altem und neuem Wert je Änderung
- 46Gelöschtes bleibt sichtbar und lässt sich zurückholen
- 47Anmeldung mit zweitem Faktor
- 48Ein Auszug des ganzen Bestands, jederzeit abrufbar
03Wenn nichts davon passt
Sortiert ist das Register nach dem, was geführt wird: erst wer und was, dann die Vorgänge, dann die Dinge, zuletzt der Zugriff darauf. In jedem Betrieb gibt es etwas, das die anderen nicht kennen, und genau das fehlt dann hier. Solche Stücke bekommen eine eigene Zeile und werden benannt, bevor der Festpreis steht.
04Zwei Stücke herausgegriffen
Fristen, die aus einem Datum im Vertrag entstehen
- 49Der Kündigungstermin wird aus Laufzeit und Frist gerechnet, sobald der Vertrag angelegt ist.
- 50Die Vorwarnzeit hängt an der Vertragsart, dreißig Tage bei der einen, ein halbes Jahr bei der anderen.
- 51Ändert sich das Startdatum, rechnen alle daran hängenden Termine neu.
Protokoll mit altem und neuem Wert je Änderung
- 52Festgehalten werden Zeitpunkt, Person, alter Wert und neuer Wert.
- 53Der Eintrag hängt am Datensatz und lässt sich dort aufschlagen.
- 54Gelöschte Datensätze bleiben im Protokoll stehen und lassen sich zurückholen.
05Grundausstattung jedes Stücks
- Anmeldung je Person, mit Rollen und Rechten je Bereich
- Protokoll über jede Änderung, mit Zeitpunkt und Person
- Suche über alle Felder, dazu Filter und gespeicherte Ansichten
- Bedienbar am Rechner und am Telefon, ohne Installation
- Jede angezeigte Zahl mit ihrer Quelle verknüpft
- Ein vollständiger Datenauszug, jederzeit abrufbar
- Der Quelltext geht mit der Übergabe an den Betrieb
- Für Personaldaten ein Eintrag im Verarbeitungsverzeichnis, eine Löschfrist je Feld und die Frage nach der Datenschutz-Folgenabschätzung nach Artikel 35 der Datenschutz-Grundverordnung – geklärt vor dem Festpreis, nicht danach
06Größenordnungen
| Ein Bereich | Ein einzelner Block aus dem Register, dazu Anmeldung und Protokoll. Im einfachsten Fall in wenigen Tagen benutzbar. |
| Mehrere Bereiche | Drei bis fünf Blöcke, die aufeinander zeigen, dazu Rollen und Rechte je Team. Meist einige Wochen. |
| Der ganze Betrieb | Das Register über alle Bereiche, mit Übernahme des Altbestands und Anbindung vorhandener Programme. Meist mehrere Monate, nutzbar ab der ersten Stufe. |
Die eine Grenze
Geführt werden Daten, Termine und Zuständigkeiten. Wo eine gesetzliche Zulassung an der Software selbst hängt, hört das Register auf: Lohnabrechnung, Buchführung und Kassenaufzeichnung bleiben bei der dafür zugelassenen Fachsoftware. Angebunden wird sie über eine Schnittstelle, damit dieselben Daten nur einmal erfasst werden. Bewerbungen werden geführt, nicht bewertet und nicht vorsortiert. Wo ein Betriebsrat besteht, ist die Einführung nach § 87 Absatz 1 Nummer 6 Betriebsverfassungsgesetz mitbestimmungspflichtig. Es genügt, dass eine Einrichtung zur Kontrolle von Verhalten oder Leistung geeignet ist; auf die Absicht kommt es nicht an. Die Betriebsvereinbarung gehört deshalb vor die Inbetriebnahme und nicht hinterher.
08Nachbarthemen
- Auswertung. Aus dem geführten Bestand entsteht die Zahl, die montags auf dem Tisch fehlt.
- Schnittstellen. Zwei Programme kennen dieselben Daten, ohne dass jemand abtippt.
- Datenübernahme. Der Altbestand wandert Zeile für Zeile herüber und wird gegengeprüft.
- Dokumente. Angebot, Vertrag und Serienbrief entstehen aus dem System heraus.
- Abläufe. Was sich jede Woche wiederholt, läuft ohne Handgriff weiter.
- Anwendungen. Dasselbe System in der Hand, draußen auf der Baustelle.
Daneben in Systeme